应当将档案信息数据化，运用科学技术将纸质档案和纸质档案数字化图像、等全部转化为电脑可以检索的电子数据，并进行统计、计算、科学研究、数据分析以及主动推送，这就是档案的数据化，是智慧档案建设的，也是档案智慧化管理的---条件。
库房安全管理，智慧档案馆充分利用物联网、库联网、互联网等技术手段，打造了“人防为主、物防为辅、技防支撑”三位一体的安全防范体系——档案库房一体化智能管理。系统拥有全天候红外检测保护、全天候视频监控功能、智能视频抓拍报警、rfid 安全门及门禁、智能警报处理功能、库房安全消防管理系统等多种配置，档案库房智慧档案管理系统安装，---库房安全，提高了库房管理水平。
合理地利用各地的自然资源，为档案馆的长期运行维护提供低能耗、低污染的保障，是一件非常有意义的事情。比如：太阳能的利用，智慧档案管理系统安装，地热资源的利用，档案室智慧档案管理系统安装，天然降水(雨水)的利用等。加拿大档案图书馆位于渥太华附近，地处北回归线附近，档案库房智慧档案管理系统安装，新档案馆采用复层弧形穹顶设计收集太阳能热量。新加坡档案馆收集雨水，用于浇花和打扫卫生等用途。对馆库周围进行绿化，创造适宜的小环境，还在库房的平台上种植一些特殊的花草，有效地降低了库房的温度。
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